La fattura elettronica è un documento informatico strutturato in formato XML che viene trasmetto al cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI) e che ha valore legale ai fini della comunicazione di dati fiscali all’Agenzia delle Entrate.
L’obbligo di impiegare la fattura elettronica è entrato in vigore inizialmente nel 2015 nell’ambito dei rapporti commerciali tra aziende private e PA e nel 2019 è stato esteso a tutti i titolari di partita IVA.
Come funziona la fatturazione elettronica per farmacia
La farmacia rappresenta un caso particolare per quanto riguarda la fatturazione elettronica.
Secondo l’articolo 18-bis del DL 119/2018:
“Per il periodo d'imposta 2019, i soggetti tenuti all'invio dei dati al Sistema tessera sanitaria, ai fini dell'elaborazione della dichiarazione dei redditi precompilata […] sono esonerati dall'obbligo di fatturazione elettronica di cui all'articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, con riferimento alle fatture i cui dati sono inviati al Sistema tessera sanitaria”.
Parafrasando, il farmacista non è tenuto a rispettare l’obbligo della fattura elettronica per la sua farmacia, anzi gli è addirittura vietato.
L’esonero è stato inizialmente predisposto solamente per chi già è tenuto a utilizzare il Sistema tessera sanitaria, ma è stato poi esteso a chiunque eroghi prestazioni sanitarie ai cittadini; inoltre, la sua validità, originariamente limitata al solo periodo d’imposta 2019 e è stata prorogata anche a quelli 2020 e 2021.
I motivi che hanno portato a questa decisione sono principalmente due:
- Per chi è tenuto a inviare dati al Sistema TS, questi sono sufficienti per applicare le norme tributarie e doganali, e monitorare la spesa sanitaria complessiva;
- Il Garante della Privacy ha giudicato la trasmissione al SdI dei dati sanitari sensibili per mezzo della fattura elettronica come una violazione dei diritti del cittadino.
In particolare, il tema della privacy dei dati del cittadino è un aspetto complesso e centrale della fattura elettronica per farmacia, perciò lo riprenderemo in un paragrafo successivo per approfondirlo adeguatamente.
Il farmacista deve comunque documentare le sue spese per mezzo della tradizionale fattura cartacea o attraverso un sistema di fatturazione elettronica che non passi per il SdI; è inoltre autorizzato a rilasciare la fattura cartacea qualora gli venga espressamente richiesta dal cliente.
Quanto detto finora si applica solo ed esclusivamente alla relazione con il consumatore finale.
Nelle transazioni con i fornitori o nell’erogazione di prestazioni sanitarie per conto di altre aziende la fattura elettronica è obbligatoria, seguendo le indicazioni che forniremo nel paragrafo dedicato a questo tema.
Quando si fa la fatturazione elettronica
Qualsiasi documento a valenza fiscale prodotto per riscuotere il denaro a seguito della cessione di beni o servizi deve essere registrato attraverso la fatturazione elettronica da parte della farmacia, tranne quando riguarda l’erogazione di prestazioni sanitarie rivolte ai privati cittadini.
Come fare la fatturazione
La fattura deve essere riportata in un file .XML (eXtensible Markup Language) con le informazioni stabilite dal formato FatturaPA, che verrà inviato attraverso SdI alla Pubblica Amministrazione; il portale assegnerà un codice alfanumerico al documento (hash), rendendolo univocamente identificabile.
Come inviare al SdI
La registrazione al SdI non è obbligatoria, ma velocizza le procedure di invio e ricezione delle comunicazioni inerenti alla fatturazione elettronica. I canali a disposizione del SdI sono tre:
- Web service (richiesti accreditamento e sottoscrizione d’accordo; invio file singoli);
- FTP (richiesti accreditamento e sottoscrizione d’accordo; invio file multipli);
- PEC (non richiesti accreditamento o sottoscrizione d’accordo; invio file multipli).
Perché si è passati alla fatturazione elettronica
L’introduzione della fattura elettronica risponde a un bisogno di monitorare e registrare le transazioni economiche e la spesa sanitaria, nonché di automatizzare e dematerializzare il processo fiscale.
In questo modo le verifiche possono essere condotte con maggiore efficienza e si diminuiscono i costi materiali e immateriali per la gestione fisica della fattura.
Perché la fattura è un caso speciale
L’esigenza di tener traccia della cessione di beni o servizi va controbilanciata con il diritto alla privacy della persona.
L’acquisto di un farmaco rientra in una sfera particolarmente sensibile per l’individuo, poiché è possibile usare l’acquisto per risalire alle condizioni mediche sue o di un suo famigliare.
Per questo motivo riguardo alla fattura elettronica in farmacia sono state fornite indicazioni aggiuntive per il corretto trattamento del cosiddetto dato sensibile.
Fattura e dati sensibili
La fatturazione elettronica per le farmacie coinvolge il sistema TS (Tessera Sanitaria) per la compilazione del 730 online.
Le fatture per persone fisiche e gli scontrini fiscali con dati sensibili devono essere riportate elettronicamente seguendo la procedura standard (compilazione del file .XML secondo formato FatturaPA) e devono essere mandate al sistema TS con sistema di criptazione del dato per assicurare la tutela della privacy del cittadino.
La criptazione viene effettuata dai software gestionali delle farmacie e parafarmacie.
Chi è esonerato dall’obbligo della fatturazione elettronica
L’erogazione di prestazioni sanitarie detraibili o la consulenza di natura medica non ricadono nell’obbligo della fatturazione elettronica, per cui è possibile rilasciare la classica fattura cartacea.
I vantaggi della fatturazione elettronica
L’impiego della fattura elettronica in farmacia offre al farmacista uno strumento importante per ridurre l’investimento di tempo e di denaro necessario per gestire efficacemente la sua attività.
La digitalizzazione della fattura, infatti, permette al farmacista di:
- Azzerare i costi legati alla stampa della fattura cartacea;
- Ridurre lo spazio necessario per archiviare i dati fiscali;
- Demandare a software la gestione delle fatture;
- Automatizzare l’invio dei dati agli organi competenti.
Il farmacista può quindi:
- Disporre di più denaro da investire in altre attività per far crescere la sua farmacista;
- Avere più tempo a disposizione per curare la relazione con il cliente e il servizio;
- Tenere traccia dei suoi documenti fiscali e inviarli in automatico quando richiesto;
- Limitare la possibilità di errore nella comunicazione dei dati fiscali.
Il farmacista ha a disposizione diversi strumenti per gestire la fattura elettronica in farmacia pensati appositamente per far fronte al divieto di trasmettere i dati al SdI.
Nella farmacia fisica può (e deve) impiegare il registratore telematico, che permette di registrare automaticamente i dati degli scontrini battuti e trasmetterli al Sistema tessera sanitaria entro i 12 giorni successivi alla transazione.
Nell’eCommerce per farmacia una piattaforma perfettamente integrata con l’ecosistema farmacia può offrire un sistema automatizzato per compilare il documento XML, così da disporre di un file già pronto che deve essere semplicemente inviato al Sistema tessera sanitaria, permettendo così al farmacista di adempire ai suoi doveri fiscali con uno sforzo minimo.
Tale sistema è implementato in Farmakom, l’eCommerce per farmacia costruito su misura attorno alle esigenze del farmacista: la gestione dei dati fiscali è solo una delle tante feature che minimizzano il tempo richiesto per gestire lo shop digitale lasciando spazio ad attività a maggior valore.
Unisciti alla trasformazione digitale della farmacia con Farmakom.